Zakres i sposób prowadzenia ewidencji i rejestrów określa Instrukcja Kancelaryjna Miejskiego Przedszkola Nr 9 im. jana Brzechwy w Jarosławiu oraz Polityka Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych
W przedszkolu prowadzi się rejestry i ewidencje:
Rejestr zarządzeń dyrektora
Rejestr wypadków przy pracy
Rejestr wypadków dzieci
Rejestr skarg i wniosków
Rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
Ewidencja druków ścisłego zarachowania
Ewidencja czasu pracy pracowników
Ewidencja godzin nadliczbowych pracowników
Książka kontroli
Książka obiektu budowlane
Ewidencja zwolnień lekarskich pracowników,
Ewidencja wydawanej pracownikom odzieży ochronnej
Rejestr dostawców i zawartych umów
Dokumenty archiwalne są udostępniane przez upoważnionych pracowników na terenie przedszkola osobom zainteresowanym na ich wniosek.Ewidencje i rejestry są udostępniane powołanym do tego celu organom kontrolującym w zakresie określonym w przepisach prawa.